Jak efektywnie zaplanować swój dzień pracy? Jak skutecznie zarządząć czasem i zmianą?
Wykonywana praca rozszerza się tak, by wypełnić czas dostępny na jej ukończenie.
Cyril Northcote Parkinson
Innymi słowy, im większą ilością czasu dysponujemy na wykonanie określonego zadania, tym więcej czasu mu poświęcimy.
Przykładowo, jeśli wyznaczymy na realizację działania 2h, to przeznaczymy na nie w całości 2h. Jeżeli wyznaczymy na to samo zadanie 8h, to właśnie przez taki czas będziemy je wykonywać – niezależnie od tego, że mogłoby ono faktycznie zająć krótszy czas. Bardzo prawdopodobne jest to, że zostanie ono ukończone na ostatnią chwilę, w najpóźniejszym terminie.
Dlatego właśnie tak istotne jest planowanie swoich zadań. Jest to jedna z podstaw efektywnego zarządzania czasem pracy oraz jej skutecznej organizacji. Ma to bezpośrednie przełożenie na efektywność naszej pracy oraz wpływa na ptymalizację sił oraz czasu, przeznaczanych na realizację określonych zadań.
Wyznaczenie celów
Odpowiednie rozplanowanie zadań w czasie powinno rozpoczynać się od wyznaczenia sobie celów. Pozwoli to na identyfikację niezbędnych do zrealizowania obowiązków.
Cele powinny zostać odpowiednio zdefiniowane. Zwiększa to szansę na ich osiągnięcie. Pomocna może okazać się tu tzw. metoda SMART, według której cele powinny być:
| Specific | konkretne |
| Measurable | mierzalne |
| Achievable | osiągalne |
| Relevant & realistic | istotne i realistyczne |
| Time-bound | określone w czasie |
Dodatkowo, cele możemy podzielić na:
| bieżące (operacyjne) | krótkoterminowe (taktyczne) | długoterminowe (strategiczne) |
Organizacja czasu pracy – planowanie zadań
Nasze priorytety możemy wyznaczyć m.in. dzięki tzw. metodzie ABC:
- Spisujemy wszystkie zadania, które musimy wykonać
- Podporządkowujemy je odpowiednim kategoriom:
| A | B | C |
| najważniejsze zadania | zadania ważne | zadania mało ważne (o mniejszym stopniu istotności) |
| 15% wszystkich obowiązków, umożliwiających osiągnięcie 65% wydajności | 20% całości zadań oraz pozwalające na osiągnięcie 20% pożądanych wyników | stanowią często większość wszystkich naszych obowiązków (65%), jednak ich realizacja zbliża nas do celu w jedynie w 15% |
Ciekawym narzędziem jest również tzw. technika Pomodoro.
- Sporządzamy listę zadań.
- Sortujemy je zgodnie z ważnością
- Ustawiamy zegar na 25 minut (tzw. jedno pomodoro) – w tym czasie pracujemy intensywnie bez przerwy.
- Po 25 minutach robimy 5 minut przerwy.
- Po każdej sesji odznaczamy zadanie jako zrealizowane i przechodzimy do następnego stosując tę samą technikę, lub kontynuujemy je dalej, również w interwałach.
.